○矢巾町戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
平成30年3月14日
訓令第5号
(目的)
第1条 この訓令は、矢巾町電子計算組織管理運営に関する規程(昭和60年矢巾町訓令第1号。以下「運営規程」という。)に定めるもののほか、矢巾町における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 戸籍情報帰属課に設置した戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除籍、附票及び人口動態調査票等を磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、附票事務及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する磁気媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他の戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理にあたっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報の保護に配慮しなければならない。
(保護責任者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的な管理を図るため、戸籍データ保護責任者(以下「保護責任者」という。)を置き、町民環境課長をもって充てる。
(令2訓令8・一部改正)
(保護責任者の職務)
第5条 保護責任者は、戸籍データの管理の状況及び戸籍情報システム関連機器の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護責任者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて、必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護責任者は、事故が発生したときは、保護責任者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、町長に報告するとともに、速やかに復旧等の措置を講じなければならない。
(端末機取扱責任者の設置)
第6条 保護責任者は端末機の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、町民環境課戸籍窓口係長をもって充てる。
(令2訓令8・一部改正)
(戸籍データ保護)
第7条 保護責任者は、戸籍データの漏洩、滅失、毀損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力された戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならず、また、これを他の業務に利用してはならない。
4 入出力された戸籍データは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護責任者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 旋錠ができ持ち運びができない保管用具に保管する等の方法により安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により確実に処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護責任者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、旋錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄するときには、保護責任者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護責任者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)を指定し、並びに当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、及び付与しなければならない。
2 保護責任者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護責任者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の範囲を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護責任者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の使用状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) 前各号に掲げるもののほか、戸籍情報システムの運用に関すること
(端末機の操作)
第13条 端末機は、取扱職員でなければ操作してはならない。
2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならず、また、見出データ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(委託管理)
第14条 保護責任者は、管轄法務局の許可を得て戸籍情報システムの管理を外部委託しようとするときは、あらかじめ、委託を受けようとする者における情報の保護に関する管理体制等について調査するものとする。
2 町長は、外部委託に係る契約書に、情報の保護に関し、次に掲げる事項を明記しなければならない。
(1) 再委託の禁止又は制限に関する事項
(2) 情報が記録された資料の保管、返還及び処分に関する事項
(3) 情報が記録された資料の目的外使用、複製及び第三者への提供の禁止に関する事項
(4) 情報の秘密保持に関する事項
(5) 事故等の報告に関する事項
(6) 前各号に掲げるもののほか、戸籍情報システムの管理に関する事項
(機器及びソフト等の保管)
第15条 保護責任者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり、戸籍情報システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。
(研修の実施)
第16条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、新任の取扱職員及び取扱職員に対して年1回以上の教育、訓練計画を策定し保護責任者の了承を得た後、これを実施しなければならない。この場合において、新任の取扱職員については、速やかに当該研修を実施しなければならない。
附則
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和2年2月18日訓令第8号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
別表(第15条関係)
戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の管理一覧
名称 | 管理方法等 |
戸籍用サーバ | 1 施錠できる保管庫に設置し、その鍵を管理する。 2 起動は、保護責任者が指定した取扱職員が行う。 |
戸籍用端末機 | 1 起動は、保護責任者が指定した取扱職員がパスワードを用いて行う。 2 戸籍情報システムの使用状況に関する帳票を定期的に出力し、使用状況を確認する。 |
バックアップ用媒体 | 施錠できる保管用具に保管し、その鍵を管理する。 |
戸籍情報システムのプログラム | 複写及び変更を防止する保護プログラムで管理する。 |