ア　情報公開総合窓口での案内及び相談　情報公開総合窓口では、窓口職員が面談により、来訪者が必要とする行政情報の種類及び内容について具体的に聴取し、及び行政情報検索目録等により検索するなど、案内、相談等について十分協力するものとする。

イ　所管課等との連絡　行政情報の特定ができた場合は、所管課等に電話等で連絡し、当該行政情報の有無の確認、当該行政情報の件名又は内容、即日公開の可否等について確認するものとする。

ア　行政情報の公開請求(条例第5条関係)の場合

(ア)　公開を求められた行政情報については、検索資料による検索又は所管課等との連絡により、当該行政情報の存在の有無及び当該行政情報の内容の特定を行うものとする。その結果、対象となる行政情報が「明らかに公開できるもの」又は「公開の可否について検討を要するもの」であるときは、請求書に必要な事項記入してもらい、提出を受けるものとし「明らかに公開しないものとするもの」であるときは、一応そのことを説明し、それでもなお請求しようとするときは、請求を拒まないものとする。

(イ)　行政情報を特定する場合は、請求書受理後に当該請求に係る行政情報が不存在であることが判明することがないよう所管課等と十分連絡をとるものとする。この場合、必要があると認められる場合は、当該所管課等の職員の立会いを求めるものとする。

イ　他の制度による閲覧等(条例第34条関係)の場合

ウ　自己に関する個人情報の開示請求の場合

エ　情報の提供(条例第32条関係)の場合

ア　情報の提供及び他の制度による閲覧等の場合

イ　行政情報の公開請求の場合

ウ　対応が判然としない場合

ア　公開請求の受付　請求者が、請求書に必要事項を記載し、提出することにより行うものとし、口頭又は電話による請求は認めないものとする。受付担当者は、口頭又は電話による請求があったときは、請求は文書によらなければならないことを説明し、請求書により請求するよう指導するものとする。

イ　公開請求の内容　原則として、請求内容1件につき1枚の請求書により行うものとする。ただし、同一の所管課等に同一人から複数の行政情報の公開請求があった場合は、「請求する行政情報の件名又は内容」の欄に記載することができる範囲で、1枚の請求書により行うことができるものとする。

ウ　郵送による請求の取扱い　請求者の利便をはかるため、郵送による請求も認めるものとする。請求書が郵送された場合は、ア及びイに掲げた受付の要領で処理するものとするが、記載事項に不備があり、補正が必要な場合には、請求者に電話等で確認の上、職員が補正するものとする。また、請求書の写しは、郵送により送付することとし、この場合「請求者への説明」事項を記載した書面を同封するものとする。

エ　請求の特例公開　請求を行おうとする者が身体の障害等により、自ら文書による請求が不可能又は困難な場合には、口頭による請求を認めることとし、受付担当者が口頭による請求内容を口述筆記し、請求者の確認を得るものとする。

ア　「住所」欄　個人の場合は住所、法人その他の団体の場合は事務所又は事業所の所在地が記載されていること。

イ　「氏名」欄

(ア)　個人の場合は氏名、法人その他の団体の場合は名称並びに代表者の職及び氏名が記載されていること。

(イ)　請求書への押印は要しないものとする。

ウ　「電話番号」欄　請求者に迅速かつ確実に連絡するため、電話番号(自宅、勤務先、内線番号等)、担当者名等が記載されていること。

エ　「請求する行政情報の件名又は内容」欄　行政情報の件名又は知りたいと思う事項の内容が特定できる程度に具体的に記載されていること。この場合において、必要に応じ、行政情報検索目録により検索し、できれば該当する行政情報の特定を行い、その件名を記入してもらうものとする。

オ　「公開の方法」欄　いずれかの番号が○印で囲まれていること。なお、行政情報の閲覧及び写しの交付の両方を請求する場合には、両方の番号に○印で囲まれていること。

ア　「行政情報の件名」欄

(ア)　検索資料及び所管課等との連絡により、請求に係る行政情報の件名を特定して記載するものとする。

(イ)　請求書の受付時にやむを得ない理由により特定できない場合は、後日「請求する行政情報の件名又は内容」欄に記載されている内容から判断するものとし、その旨を請求者に伝え、空欄のままで差し支えないものとする。

イ　「所管課等」欄

(ア)　請求に係る行政情報を管理している所管課等及び係等の名称並びに電話番号を記載するものとする。

(イ)　なお、同一内容の行政情報が複数の課等に存在する場合には、当該行政情報を作成した課等又は当該情報に係る事務の主体となっている課等(各課等に対する照会(回答)文書については、当該照会を行った課等)を所管課等とするものとする。

ウ　「備考」欄　他の欄に記載できなかった事項、今後の事務処理を行う上で参考となる事項等を記載するものとする。

ア　行政情報の公開は、公開の可否の決定に日数を要するため、原則として受理とは同時に行われないこと。

イ　請求に係る行政情報の公開の可否の決定は、請求を受理した日から起算して15日以内に行われること。また、公開の可否の決定を行ったときは、請求者に対し書面により通知されること。なお、この15日の期間には通知の郵送に要する日数が含まれないこと。

ウ　やむを得ない理由により15日以内に決定が行われない場合は、決定期間が延長されることがあり、この場合には、請求者に対し延長の期間及びその理由が書面により通知されること。

エ　行政情報の公開を実施する場合の日時、場所等は、上記イの書面で指定されること。

オ　行政情報の写しの交付を希望する場合は、写しの作成に要する費用を請求者が負担する必要があること。さらに、行政情報の写しの送付を希望する場合は、送付に要する費用を請求者が負担する必要があること。

ア　情報公開総合窓口で請求を受理した場合　請求書に受理印を押印し、その写しを保管した上で、直ちに、当該請求書を所管課等へ回付するものとする。この場合、所管課等が出先機関である場合にあっては、その写しを当該請求の内容に係る事務主管課に対して送付するものとする。

イ　所管課等で請求書を受理した場合　当該請求書を、直ちに、情報公開総合窓口へ回付するものとする。

ア　天災等の発生、突発的な業務量の増大等のため、期間内に公開・非公開の決定をすることが困難である場合

イ　請求があった行政情報に所管課等以外のものに関する情報が記載されており、当該所管課以外のものの意見を聴く必要がある場合であって、期間内に公開・非公開の決定をすることが困難であるとき。

ウ　請求があった行政情報に複数の所管課等に関連する事務に関する情報が記録されており、当該関連所管課等の意見を徴するのに相当の日数を要する場合

エ　一度に多くの請求があり、短期間に行政情報を検索することが困難である場合

オ　請求に係る行政情報の情報量が膨大であり、又は内容が複雑で、公開・非公開の決定の判断に相当の日数を要する場合

カ　国等の監査等のため、請求に係る行政情報が国等に提出されているとき。

キ　年末年始等公務を行わない日を含む場合

ク　その他合理的な理由により期間内に公開・非公開の決定をすることが困難である場合

ア　情報公開総合窓口との協議　所管課等は、公開の可否の決定に当たっては、情報公開総合窓口に協議するものとする。

イ　関係課等との調整　所管課等は、公開の請求に係る行政情報に他の所管課等が所掌する事務に係る情報が記録されている場合又は他の所管課等が作成したものである場合には、当該所管課と連絡をとり調整を行うものとする。

ア　「行政情報の件名又は内容」欄(様式第3号、第4号及び第5号関係)　当該行政情報の件名、文書番号等を記載すること。この場合、1通の決定通知書に複数の行政情報の件名を記載することができるものとする。

イ　「公開の日時」欄(様式第3号及び第5号関係)　公開の日時は、決定通知書が請求者に到達すると思われる日から数日後の、執務時間内の日時を指定すること。この場合、請求者及び情報公開総合窓口と事前に連絡をとり、互いに都合の良い日を指定するよう努めるものとする。なお、行政情報の写しの交付を郵送により行う場合は、「郵送」と記載するものとする。

ウ　「公開の場所」欄(様式第3号及び第5号関係)　公開の場所は、原則として情報公開総合窓口とする。なお、行政情報の写しの交付を郵送により行う場合は、記載を要しないものとする。

エ　「公開しないこととした理由」欄(様式第4号及び第5号関係)　非公開事項のいずれかに該当する場合は、その該当号及び理由を具体的に記載するものとする。なお、条例第9条の複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記載するものとする。

オ　「公開することができるようになる期日」欄(様式第4号及び第5号関係)　一定の期間が経過することにより、非公開事項に該当する理由が消滅することが確実であり、かつ、行政情報を公開することができるようになる期日(複数の非公開事項に該当する場合には、すべての非公開事項に該当しなくなる期日)を明らかにすることができる場合は、その期日を記載するものとする。なお、当該期日を明示することができないときは、この欄を斜線で消すものとする。

カ　「公開しないこととした部分の内容」欄(様式第5号関係)　公開しない情報の概要を、当該情報の内容が判明しないように留意して記載するものとする。

ア　個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)　当該情報を公開することによる影響の有無及び程度

イ　法人(国及び地方公共団体を除く。)その他の団体に関する情報又は事業を営む個人の当該事業に関する情報　当該情報を公開することによる不利益の有無及び程度

ウ　国、町以外の地方公共団体その他これらに類する団体に関する情報　当該情報を公開することによる協力関係又は信頼関係への影響、事務の意思形成に対する支障又は事務の目的達成の困難性若しくは公正若しくは円滑な執行に対する支障の有無及び程度

ア　文書、図画、写真及びフィルム(ポジフィルムに限る。)(以下「文書等」という。)の場合　原則として、原本を閲覧に供するものとする。ただし、次のいずれかに該当する場合は、原本を複写した物を閲覧に供するものとする。なお、この場合、複写に要する費用は徴収しないものとする。

(ア)　原本を閲覧に供することにより、当該文書等を汚損し、又は損傷するおそれがあるもの

(イ)　日常業務に使用している台帳、帳簿等を閲覧に供する場合で、閲覧に供することにより日常の業務に支障をきたすおそれがあるもの

(ウ)　行政情報に非公開情報が記録され、原本から分離できない状態にあるもの

(エ)　行政の円滑な執行を確保する必要のある場合、その他相当の理由があるとき。

イ　マイクロフィルムの場合　マイクロリーダー所有課に請求者を案内し、マイクロリーダーにより行うものとする。

ウ　スライドの場合　スライドプロジェクターにより行うものとする。

ア　文書等の場合

(ア)　行政情報の原本又はそれを複写した物について、複写機により作成した写しを交付することにより行う。なお、写しの用紙の大きさは、電子複写機による場合にあっては、日本産業規格A列3番、B列4番、A列4番又はB列5番とし、乾式複写機又は湿式複写機による場合にあってはB列3番以上とする。この場合、写しの作成は原則として所管課等の職員が行うものとする。また、写しの交付部数は、交付申込のあった行政情報1件につき1部とする。

(イ)　著作権法(昭和45年法律第48号)により複製を禁じられている物については、その部分は写しの交付ができないので留意する必要がある。

イ　マイクロフィルムの場合　リーダープリンターにより作成した写しを交付することにより行うものとする。

ア　公開部分と非公開部分とがページ単位で区分できる場合

(ア)　取り外しのできる場合　非公開部分を取り外して公開部分のみを公開するものとする。

(イ)　取り外しのできない場合　公開部分が記録されているページを複写した物、非公開部分をクリップで挟み閉ざした物、非公開部分を袋で覆った物等により公開するものとする。

イ　公開部分と非公開部分が同一ページにある場合　非公開部分を遮へい物で覆って複写した物、該当ページを複写した上で非公開部分を黒インク等で塗りつぶし、再度複写した物等により公開するものとする。

ア　所管課等は、公開の指定時刻までに公開の場所へ請求に係る行政情報を搬入し、待機するものとする。

イ　所管課等は、汚損等のおそれがあるなどの理由により、原本を複写した物を公開する場合は、あらかじめ行政情報の写しを準備するものとする。

ア　所管課等は、行政情報を提示し、請求者の求めに応じて当該行政情報の内容等について説明するものとする。なお、情報公開総合窓口の職員は原則としてこの閲覧に立ち会うものとする。

イ　所管課等は、閲覧者に対し、行政情報を改ざんし、汚損し、又は損傷することのないよう説明するものとする。所管課等は、行政情報を改ざんし、汚損し、若しくは損傷し、又はこれらのおそれがあると認められるときは、当該行政情報の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。

ア　写しを作成する部分を請求者に十分確認するとともに、写しの作成ページ及びそれに伴う費用を計算し、当該費用が請求者の負担となる旨を確認するものとする。なお、規則第5条において、行政情報の写しの交付の部数は、請求1件につき1部とすること、並びに次条第1項における、行政情報の写しの交付に要する費用は、情報公開総合窓口等における交付の場合、原則として現金徴収とされていることに留意すること。

イ　請求者に対して、「行政情報等の写しの交付申込書」(様式第9号)の提出を求めるものとする。

ウ　行政情報の写しを作成し、当該写しを請求者に提示して確認するものとする。

エ　写しの作成に要した費用を徴収し、「領収書」(様式第10号)及び当該写しを交付するものとする。

オ　当初の公開の請求において公開の方法の希望が閲覧の請求のみである場合であっても、公開の当日に写しの交付を求められたときは、その場で写しの交付を実施して差し支えないものとする。

ア　現金で徴収する場合　出納員又は現金取扱員は、会計規則の定めるところにより、現金で徴収するものとする。出納員は、現金の納付を受けたときは、請求者に対して「領収書」(様式第10号)を交付するものとする。

イ　納入通知書により徴収する場合　所管課等は、決定通知書に、情報公開総合窓口から送付された納入通知書を添えて請求者に送付し、複写料又は郵送料を金融機関に納付させるものとする。所管課等は複写料又は郵送料が納入されたことを確認した上で、請求者に対して当該行政情報の写しを送付するものとする。

ウ　郵送料に係る特例的取扱　ア又はイのほか、請求者から郵送に要する費用の額に相当する郵便切手が情報公開総合窓口に送付された場合には、当該郵便切手を使用することにより、写しの交付を行うこととして差し支えないものとする。

ア　審査請求人の氏名及び年齢又は名称並びに住所

イ　審査請求に係る処分

ウ　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

エ　審査請求の趣旨及び理由

オ　処分庁(実施機関)の教示の有無及び内容

カ　審査請求の年月日

キ　審査請求人が、法人その他の社団又は財団である場合、総代を互選した場合又は代理人によって審査請求をする場合は、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所

ア　審査請求人の氏名及び年齢又は名称並びに住所

イ　当該不作為に係る処分その他の行為についての申請の内容及び年月日

ウ　審査請求の年月日

ア　審査請求に係る決定の対象となった行政情報の件名

イ　公開の可否の決定を行った具体的理由

ウ　その他必要な事項

ア　審査請求書の写し

イ　行政情報公開請求書の写し

ウ　行政情報公開請求に対する決定通知書の写し

エ　審査請求に係る経過説明書

オ　その他必要な書類(当該審査請求の対象となった行政情報等)